Fakturaagent slo alarm om mulig treff på USAs sanksjonsliste

Det var mot slutten av uken. Håkon Grimstad husker ikke om det var torsdag eller fredag. Compello hadde kjørt sin nye bedrageri- og avviksagent på dataene til en av sine store kunder, et selskap med flere hundre tusen inngående fakturaer i året. Så kom varselet.

– Så plinger det opp en melding som sier: Hei, den fakturaen her er utstedt av et firma som har en eier med samme navn, samme fødselsdato og samme identifikatorer som er knyttet til en militsorganisasjon i Pakistan, forteller Grimstad i Digitaliseringspodden.

Personen sto på USAs sanksjonsliste.

Compello er et norsk programvareselskap som har vært en del av Visma-konsernet i fem år. Selskapet har vært i markedet i over 25 år og håndterer inngående fakturaer for kunder som kobler løsningen mot ulike økonomisystemer.

Et varsel, ingen dom

Grimstad er nøye med hva agenten faktisk fant. Den indikerte et mulig treff. Den konkluderte ikke.

– Det er ikke sånn at her har vi en terrorist å gjøre med. Det kan være feil i data. Da må det tas med legal eller advokater i den organisasjonen for å sjekke om det faktisk stemmer, sier han.

Testen ble kjørt hos Compello, på kundens data og med kundens samtykke. Kunden var ennå ikke eksponert for agenten. Grimstad vet ikke hvordan saken ble fulgt opp videre.

– Vår oppgave handler bare om å varsle at her er det noe som er litt muffens.

Han innrømmer at funnet ga en spesiell følelse i et fagfelt som sjelden får overskrifter.

– Snakk om agent. Da følte man seg litt som 007 på jakt etter noe, i den litt kjedelige inngående fakturaverden.

Tretti indikatorer på hver faktura

Sanksjonstreffet er det mest dramatiske eksempelet, men agenten leter etter mye mer. Compello har bygget inn 30 indikatorer som hver faktura sjekkes mot.

En av dem gjelder beløp som avviker fra det normale.

– Normalt mottar du fakturaer fra den leverandøren i størrelsesorden 10 000 kroner, og plutselig er de oppe i 15 000. Da skal det komme et varsel. Det er ikke opp til oss å bestemme om du skal betale, men du vil gjerne vite om det, sier Grimstad.

Agenten fanger også opp duplikater som tradisjonelle kontroller går glipp av. Vanlige duplikatkontroller ser etter samme fakturanummer fra samme leverandør. Compellos agent ser også etter samme beløp på samme dag, der leverandøren har sendt fakturaen to ganger med ulike nummer.

Andre indikatorer slår ut når en leverandør som ikke er mva-pliktig likevel legger mva på fakturaen, eller når bankkontonummeret ikke hører til organisasjonsnummeret til leverandøren. Det siste sjekkes mot et eget register.

– Ellers er det typisk et bedrageriforsøk, sier Grimstad.

I samme pilot fant agenten fakturaer fra et selskap som var satt inaktivt seks måneder tidligere, men som fortsatt fakturerte. Leverandøren lå i kundens leverandørregister, og fakturaene ville ha gått rett til betaling. Banken kunne ha stoppet dem fordi kontoene var stengt.

– Men da er det masse ryddejobb etterpå.

Seks av ti hadde opplevd forsøk

Grimstad viser til et kundearrangement Compello holdt uken før innspillingen. Der ble deltakerne spurt om de hadde vært utsatt for svindelforsøk i forbindelse med fakturaer.

– Over 60 prosent rakk opp hånden og sa at de hadde blitt utsatt for et svindelforsøk, sier han.

Så langt har dette i stor grad vært fulgt opp manuelt. Grimstad peker på at elektroniske fakturaer gjør svindel vanskeligere, men at mange av Compellos kunder får fakturaer fra utlandet. Han mener det ikke er særlig vanskelig å lage falske fakturaer fra et annet land. Ofte dreier det seg om mange små fakturaer som glir gjennom uten at noen legger merke til dem.

Han understreker at agenten skal fange opp feil og avvik i tillegg til svindel, og at det må skje tidlig. Blir et problem først oppdaget når betalingen skal sendes til banken, har fakturaen allerede satt spor i økonomisystemet som må reverseres.

– Det er masse tid som forsvinner i norske og nordiske bedrifter på dette, og det er også masse penger som forsvinner, fordi man ikke har kontroll på de avtalene man har.

Revisoren må få en forklaring

Når en agent foreslår at en faktura er svindel, må forslaget kunne etterprøves. Compello har nylig lansert det selskapet kaller en agent control plane, et kontrolltårn for hvordan agentene skal oppføre seg. For å slippe inn der må en agent levere logg over hva den har sjekket og begrunnelsen for det den har foreslått.

– Når revisoren kommer inn, kan ikke svaret være at AI foreslo det, sier Grimstad.

Han skiller regnskap fra andre fagområder der en viss usikkerhet er akseptabelt.

– Det vi jobber med er regnskap. Det må være etterrettelig, og det må være sporbart.

Språkmodellene bruker Compello hovedsakelig til å formulere lesbare begrunnelser. Til det holder det med rimelige modeller som selskapet drifter selv. Selve kontrollene er i stor grad deterministiske.

Grimstad vet at mange økonomiledere er urolige for å signere regnskap som delvis bygger på kunstig intelligens. Han mener det er leverandørens jobb å møte den uroen.

– Tillit er noe du ikke bare kan kreve. Det er noe man må fortjene.

Hør hele samtalen med Håkon Grimstad i Digitaliseringspodden.